テレワーワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology）を活用して場所や時間の制約を受けずに、柔軟に働く働き方のことです。
「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせてテレワークです。
テレワークは、在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など）の3つの働く場所によって分けられます。
この記事では、テレワークのデメリットと対策、メリット、未来への取り組みについてご紹介します。
テレワークのデメリットと対策
テレワークのデメリットは大きくわけると4つあります。テレワークのデメリットと対策を見ていきましょう。
- 社員間のコミュニケーションが希薄
- テレワーク社員の勤怠管理がしにくい
- 上司がテレワーク社員の管理や評価をしにくい
- テレワーク端末の情報漏えいなどのセキュリティに関するリスク
1.社員間のコミュニケーションが希薄
面と向かって仕事をしているわけではないので、相手が怒っているのか、普通に話しているのか、わからないことが多いです。さすがにメールなどに「（文章）（怒）」とはかけないです。また、顔を合わさないことで相手がどんな人でどんな性格なのか、わからないのでなんか不安ですよね。
「対策」
遠隔でのコミュニケーションを円滑にするためにテレビ電話やスカイプなどの導入、定期的に集まっての意見交換が有効です。
2.テレワーク社員の勤怠管理がしにくい
会社に出勤してタイムカードを押すわけではないので、勤務の始まりと終わりがわかりづらいです。オンとオフの切り替えも難しく、「仕事が終わった！」とおもって家事をしていたら、まだ仕事があったということもあるでしょう。
「対策」
適切な勤怠管理と合わせて、テレワーク社員が安心して仕事ができる環境を作っていくことが重要だと思います。
メールや電話で勤怠管理報告をしたり、スマートフォンやモバイル端末で仕事をしているかどうかチェックしてもいいと思います。
パソコンの使用状況を操作ログによって勤怠記録する仕組みにすることで、深夜残業やサービス残業をしないように管理ができます。
3.上司がテレワーク社員の管理や評価をしにくい
管理職にとってテレワーク社員は目の前にいる社員と違い、目が届きずらいです。テレワーク社員にとっても上司からの仕事を受けたとき、今進めている仕事を優先するか、受けた方を先にすべきか迷ってしまいます。
上司に仕事を見られていない分、きちんと仕事が出来ているかどうか、仕事がちゃんと評価されているかどうか、という懸念もあります。
「対策」
このデメリットを解消するには、まず常に管理職は部下を目の届く範囲にいて監視するという古い考えは捨てることです。
また、テレワーク社員が顔を合わせなくても適切な指示を受けられるように、指示の出し方や、納期の設定方法をあらかじめ決めておいた方がいいでしょう。
テレワークをしている人に上司が過小評価、または過大評価をしないように、人事制度をしっかり確立して、管理職がテレワーク社員の業務にかかる時間や難易度を正確に把握することも必要です。
テレワークなどの多様な働き方によって社員を正当に評価するために、仕事した時間の長さではなく、仕事の成果を評価しましょう。
4.テレワーク端末の情報漏えいなどのセキュリティに関するリスク
テレワーク導入の懸念の1つとして、セキュリティ面があげられます。テレワーク導入に際して、社員が社内で仕事をするのとは違い、外部に情報を持ち出して仕事をしているので情報漏洩の心配があります。
「対策」
自宅やサテライトオフィスや移動しながら働く社員が使用する端末に対して、外部から攻撃や改ざんなどの干渉を受けないように技術的に保護しておきましょう。
テレワーク運用を想定して、社内のセキュリティポリシーを見直しましょう。そのうえで、ウイルス対策ソフトやパスワード管理を徹底しましょう。
端末の紛失や盗難などにはテレワーク社員の住所や利用者の管理、機密性の高いものは暗号化する、データーのバックアップなどをするのが有効です。
また定期的にテレワーク社員にも集まってもらい、セキュリティに関して研修をおこないましょう。
肝心なことはテレワークを行う社員一人一人がセキュリティに関する意識を高めることです。高いセキュリティ意識を持つことが情報管理上の事故を防止することに役立ちます。
テレワークのメリット
テレワークのデメリットを先に見ましたが、下記では、テレワークのメリットを6つご紹介します。
- 社員の生産性・業務の効率化の向上
- 交通費や什器備品・消耗品費などのコスト削減
- 育児・介護など社員の事情による雇用困難社員の雇用の継続
- 能力の高い人材の確保
- 会社内外にいる優秀な人材の確保
- 非常時における事業中断リスクの軽減
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1.社員の生産性・業務の効率化の向上
通常、社員が会社内で勤務しているときには、色々な雑務や想定外の仕事が舞い込んできます。急に発生する予定外の打ち合わせや会議、取引先の訪問などで仕事が中断されてしまい継続して集中した仕事が出来ません。反面、テレワーク社員は想定内の仕事がほとんどなので結果的に仕事に集中できる時間が増えて仕事の生産性が高まり、効率性の向上につながります。
テレワークでは基本的に通勤による出社がないので、社員が満員電車で「ぎゅうぎゅう詰め」になることがなく、通勤による心身的疲労がまったくありません。
そのおかげで健康的に仕事ができ、高い集中力で生産性が向上します。
2.交通費や什器備品・消耗品費などのコスト削減
テレワーク社員は通勤することがないので、通勤のための定期券の費用が削減できます。また、オフィスの机や椅子、パソコンなども要らないので什器備品・消耗品も不要になります。
さらに、業務で必要な資料やファイルも紙ではなくパソコンにデータとして保存しておけばその分の保管スペースも要りません。
テレワークの有効的な活用によって組織の肥大化を防ぎ、物理的な支店の廃止や縮小ができコストダウンが図れます。
3.育児・介護など社員の事情による雇用困難社員の雇用の継続
子供ができた場合、育児に時間を割かれ結局退職したり産休を取らざるを得ません。また介護が必要な家族が発生した場合も休みがちになれば会社に迷惑がかかってしまうので退職しなければならなくなりますが、テレワークだと子供の面倒を見ながらや、介護しながらでも仕事ができます。
テレワークを活用すれば、個人の事情によって可能性が広がります。その結果社員のキャリアアップや雇用継続も簡単に行えるでしょう。また、育児や介護に携わる社員に対する取り組みは、少子高齢化に取り組んだ人材を大切にしている姿勢のアピールとなり、社会における企業のイメージアップにもつながります。
4.能力の高い人材の確保
雇用が困難になった社員の雇用の継続とも関連しますが、テレワークは時間や環境に縛られる必要のない働き方なので、労働意欲を持っている障害者や高齢者などの様々な事情を抱える人にも就労機会が増えます。
様々な事情を抱える人の中には能力が高い人や高いスキルがある人、業務のノウハウが豊富な人が少なからずいます。テレワークは会社にとって貴重な人材の確保につながります。
5.会社内外にいる優秀な人材の確保
グローバル化がすすみ、「独自性」や「創造性」が求められています。そのため、優秀な人材の確保が不可欠です。
一方で、優秀な人材に力を発揮してもらうには、自ら会社で働くことの意義を見出してもらい、積極的に仕事をしてもらう動機付けが必要になります。
テレワークでは優秀な人たちが計画的・自律的に業務が行えるように時間を有効に使えます。
こうした環境は優秀な人材にとって魅力的な職場に見えます。その結果、社内であればそうした人材の離職防止、社外からは人材確保につながる可能性があります。
6.非常時における事業中断リスクの軽減
台風や豪雨災害、インフルエンザや今回の新型コロナウイルスなどの感染症の大流行があっても、テレワーク社員にはあまり影響がなくリスク分散に役立ちます。テレワークなら、もし感染症にかかっても、出社をすることがないので、他の社員には伝染らないので事業が継続できます。
非常時にテレワークをする為には、平常時からテレワークを活用していくことが大事です。日常的にテレワークを利用しておけば、非常時にもあわてないで役に立ちます。
テレワークの未来への取り組み
テレワークの活用により自宅やカフェなどで仕事ができる今、総務省は未来に向けてテレワークをさらに推進させようとしています。
総務省の始めた未来への取り組みとはどのようなものでしょうか？
- ふるさとテレワーク
- 高齢者活用によるスマートプラチナ社会の構築
- 求人の少ない被災地域での生活救済を目指したテレワーク推進事業
1.ふるさとテレワーク
都会と地域の格差は日本の重要な課題です。地方のサテライトオフィスでテレワーク従業者を雇うことで、地方と都会の格差が是正できると考えられています。現在では都会の人々にテレワークが浸透し始めているので、今度は地方の人々の考え方を変えていくのが、この「ふるさとテレワーク」です。
2.高齢者活用によるスマートプラチナ社会の構築
いまや4人に1人が高齢者で、子どもの人数の約2倍です。総務省は自宅から動けない高齢者が、住み慣れた家で安心して仕事ができるように取り組んでいます。今後未来に経済成長を見込むためには意欲のある高齢者がテレワークを行うことです。
3.求人の少ない被災地域での生活救済を目指したテレワーク推進事業
東日本大震災や熊本地震などの被災地域ではまだ多くの人々が仮設住宅で暮らしています。被災地では求人も少なく、生活を再建できない状況が長く続けば精神状態も不安定になります。そこで、総務省は自宅でできるテレワークを導入し、被災者の生活救済を目指しています。
まとめ
テレワークのデメリットと対策、メリット、未来への取り組みについてみてきましたが、テレワークの将来性について大いなる希望がもてるものだと思います。テレワークには今までにはない働き方の多様化があります。
テレワークにはデメリットもありますが、環境負荷軽減や雇用創出などのメリットが大きいので、社会にとっても大きな効果があると思います。今後、テレワークの導入が増えることが期待されます。
日本テレワーク協会
テレワークの課題は？4つのデメリットと解決方法 | 働き方改革ラボ
テレワークが企業にもたらす6つのメリット｜ITトレンド
総務省とテレワークと、その未来 | 働き方メディア Fledge(フレッジ)
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